Phiên bản Outlook "New" phát triển dựa trên nền tảng web từng nhận về không ít hoài nghi từ cộng đồng người dùng. Nhận thức rõ điều này, Microsoft đang triển khai chiến lược nâng cấp toàn diện, với mục tiêu biến New Outlook trở thành trình quản lý email mạnh mẽ, hiện đại và thông minh hơn.
| Tóm tắt chung về các cải tiến New Outlook từ Microsoft: - Quản lý đa tài khoản: Ra mắt chế độ xem hợp nhất All Accounts View giúp theo dõi toàn bộ thư đến từ nhiều nguồn trên một giao diện duy nhất.
- Trợ lý thông minh: Tích hợp sâu AI Copilot vào hộp thư chung, cho phép quét và tìm kiếm thông tin xuyên suốt các tài khoản email.
- Tối ưu hóa thư mục: Cải tiến Folder Pane với các tùy chọn hiển thị linh hoạt số lượng thư chưa đọc hoặc tổng số mục chỉ bằng một cú click.
- Cá nhân hóa gửi thư: Nâng cấp tính năng Mail Merge nâng cao, hỗ trợ gửi email hàng loạt nhưng vẫn đảm bảo tính riêng tư và cá nhân hóa cho từng bộ dữ liệu.
- Di chuyển dữ liệu: Bổ sung công cụ nhập tệp tin cấu trúc .PST giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi lịch trình và danh bạ từ phiên bản cũ.
|
New Outlook được bổ sung tính năng All Accounts View
Đối với những người dùng phải xử lý khối lượng công việc lớn, việc phải liên tục chuyển đổi qua lại giữa các hòm thư khác nhau là trải nghiệm phiền toái. Nhằm giải quyết triệt để vấn đề này, Microsoft chính thức mang tính năng All Accounts View lên ứng dụng Outlook cho Windows và phiên bản web vào tháng 8/2026.
Hộp thư hợp nhất giúp quản lý nhiều tài khoản email và các thao tác trực tiếp
Chế độ xem All Accounts View (hay còn gọi là Unified Inbox - Hộp thư hợp nhất) sở hữu cơ chế vận hành tương tự như tính năng gom luồng thư nổi tiếng trên Gmail. Khi được kích hoạt, toàn bộ email từ các tài khoản cá nhân lẫn công việc sẽ tự động đổ về một luồng hiển thị duy nhất. Đồng thời, nó không yêu cầu người dùng phải gộp các hộp thư lại với nhau một cách thủ công như trước, miễn là người dùng chú ý đến các nhãn phân loại tài khoản.
![New Outlook được bổ sung tính năng All Accounts View]()
Thêm vào đó, hộp thư hợp nhất này còn cung cấp hệ thống điều khiển nâng cao, cho phép người dùng thực hiện toàn bộ các thao tác quản trị giống như đang tương tác trên từng hòm thư chuyên dụng. Người dùng có thể xóa, lưu trữ, di chuyển thư mục hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc xuyên suốt tất cả các hộp thư cùng một lúc mà không cần lặp lại các hành vi này ở từng tài khoản riêng biệt.
Copilot trên New Outlook sẽ hoạt động như thế nào?
Sự xuất hiện của hộp thư hợp nhất cũng mở đường cho các giải pháp AI phát huy tối đa năng lực phân tích dữ liệu lớn. Microsoft đã lên kế hoạch tích hợp sâu trợ lý ảo Copilot vào chế độ xem All Accounts View, mang đến một trải nghiệm tìm kiếm chuyên sâu và nhập vai thông minh hơn cho người dùng.
Mô hình tương tác và lộ trình hoàn thiện của AI được thiết lập như sau:
- Tìm kiếm email trên nhiều tài khoản cùng lúc: Trợ lý AI sẽ tự động quét qua toàn bộ các hòm thư đang được liên kết trong hộp thư hợp nhất, tìm ra thông tin cần thiết chỉ trong vài giây.
- Những giới hạn hiện tại của tính năng All Accounts View: Chưa thể thêm các hộp thư chung vào luồng Unified Inbox, đồng thời tính năng tìm kiếm chéo tài khoản vẫn đang trong quá trình tinh chỉnh.
- Các nâng cấp Microsoft dự kiến bổ sung trong tương lai: Các tính năng nâng cao gồm tìm kiếm chéo tài khoản và hỗ trợ hộp thư chung sẽ được cập nhật bổ sung vào All Accounts View vào giai đoạn cuối năm 2026.
New Outlook cải thiện khả năng quản lý thư mục yêu thích
Bên cạnh việc xử lý các luồng thư đến, cấu trúc sắp xếp các thư mục nội bộ cũng nhận được một bản cập nhật giao diện rất đáng giá từ Microsoft. Trước đây, dù New Outlook cho phép đánh dấu các thư mục là "Favorite" (Yêu thích), người dùng vẫn chưa thể chuyển đổi linh hoạt giữa chúng nếu không mở toàn bộ thanh Folder Pane chiếm diện tích màn hình.
![New Outlook cải thiện khả năng quản lý thư mục yêu thích]()
Với bản cập nhật mới dự kiến ra mắt vào tháng 9/2026, Microsoft sẽ mang đến trải nghiệm quen thuộc cho những ai từng yêu thích quản lý mục trên phiên bản Classic Outlook:
- Các thư mục yêu thích được sắp xếp và hiển thị dưới dạng một danh sách dọc gọn gàng.
- Người dùng có thể truy cập ngay vào các thư mục thường xuyên sử dụng nhất chỉ bằng một cú click chuột mà không cần mở toàn bộ bảng Folder Pane.
- Số lượng thư định danh xuất hiện trực tiếp ngay bên cạnh tên thư mục, giúp người dùng nhận biết ngay lập tức thư mục nào đang có biến động dữ liệu và cần được tập trung xử lý.
Microsoft bổ sung nhiều tùy chọn hiển thị trong Folder Pane
Để tăng cường khả năng kiểm soát không gian làm việc của người dùng, Microsoft đang tiến hành thử nghiệm một nút gạt chức năng mới bên trong khu vực Folder Pane. Bản nâng cấp này mang lại quyền cá nhân hóa cao hơn đối với các thông số hiển thị trạng thái của từng thư mục riêng lẻ.
Quy trình tùy chỉnh và các chế độ hiển thị trên Outlook được thiết lập vô cùng đơn giản:
- Hiển thị số email chưa đọc theo từng thư mục: Người dùng có thể bật tính năng ngay cạnh thư mục để dễ dàng theo dõi các luồng thông tin mới.
- Theo dõi tổng số email trong thư mục: Hiện tại Outlook chỉ có thể hiển thị bộ đếm cho từng thư mục riêng lẻ chứ chưa thể tổng hợp tổng số cho toàn bộ các thư mục.
- Cách tùy chỉnh chế độ hiển thị trên Outlook: Click chuột phải vào bất kỳ thư mục nào mong muốn trong Folder Pane, rồi chọn giữa hai chế độ hiển thị Tổng số mục hoặc Số thư chưa đọc tùy theo nhu cầu quản trị của mình.
Mail Merge trên New Outlook có gì mới?
Tính năng gửi thư hàng loạt (Mail Merge) là một công cụ không thể thiếu đối với các chiến dịch truyền thông nội bộ hoặc chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Sau một thời gian dài trì hoãn, Microsoft cuối cùng quyết định đưa giải pháp này vào giai đoạn thử nghiệm trên New Outlook cho cả nền tảng Windows và web vào tháng 9/2026.
![Mail Merge trên New Outlook có gì mới?]()
Những cải tiến mang tính cốt lõi của Mail Merge trong đợt cập nhật này bao gồm:
- Bảo mật danh sách người nhận: Mỗi cá nhân trong danh sách gửi hàng loạt nhận được email độc lập, trong đó trường thông tin người nhận chỉ hiển thị duy nhất địa chỉ email của chính họ.
- Cá nhân hóa nội dung sâu: Microsoft cho phép người dùng thay thế các trường dữ liệu mặc định bằng các giá trị đặc trưng cho từng cá nhân, ví dụ như tự động chèn tên riêng của người nhận vào nội dung thư.
Hỗ trợ nhập dữ liệu .PST giúp chuyển đổi dễ dàng hơn
Một trong những rào cản lớn nhất khiến người dùng chuyên nghiệp ngần ngại chuyển dịch từ phiên bản Classic sang phiên bản New Outlook chính là khả năng kế thừa các kho lưu trữ dữ liệu cũ. Để gỡ bỏ nút thắt này, Microsoft sẽ tung ra tính năng hỗ trợ nhập các tệp tin định dạng .pst vào tháng 7/2026.
Nâng cấp này mang lại những giải pháp chuyển đổi dữ liệu vô cùng mượt mà:
- Người dùng có thể dễ dàng di chuyển và đồng bộ hóa toàn bộ hệ thống lịch trình từ các bản sao lưu cũ lên nền tảng mới.
- Toàn bộ danh bạ và thông tin liên hệ lịch sử lưu trữ trong tệp .pst được trích xuất và nhập vào hệ thống của New Outlook một cách chính xác.
Việc hỗ trợ tệp định dạng gốc này giúp quy trình chuyển đổi môi trường làm việc của các doanh nghiệp trở nên an toàn, nhanh chóng và giảm thiểu tối đa nguy cơ thất lạc các dữ liệu lịch sử quan trọng.
Các tính năng mới khác sẽ xuất hiện trên New Outlook
Bên cạnh những đại tu lớn về mặt cấu trúc hòm thư và thuật toán AI, Microsoft cũng không quên tinh chỉnh các chi tiết nhỏ trong trải nghiệm hằng ngày của người dùng. Một loạt các phím tắt và quy tắc định dạng tiện lợi sẽ được đồng loạt phát hành vào tháng 7/2026 nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
![Các tính năng mới khác sẽ xuất hiện trên New Outlook]()
Chọn nhiều ngày không liên tiếp trong lịch bằng Shift + Click và Ctrl + Click
Đối với phân hệ quản lý lịch trình, New Outlook sẽ bổ sung hai tổ hợp phím tắt chuột mới vô cùng tiện lợi ngay tại khu vực lịch thu nhỏ của tháng. Giờ đây, thay vì chỉ có thể xem các chuỗi ngày liên tục, người dùng có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + Click chuột hoặc Ctrl + Click chuột để chủ động lựa chọn các ngày không liên tiếp trong tháng.
Hỗ trợ Conditional Formatting cơ bản
Nhằm giúp người dùng dễ phân loại và nhận diện email quan trọng, New Outlook chính thức hỗ trợ các quy tắc định dạng có điều kiện cơ bản. Tính năng này cho phép người dùng thiết lập các bộ lọc tự động để thay đổi màu sắc, phông chữ hoặc kiểu hiển thị của dòng tiêu đề thư dựa trên các tiêu chí định sẵn như người gửi cụ thể, từ khóa trong tiêu đề hoặc mức độ khẩn cấp của email.
Những cải tiến nâng cao trải nghiệm quản lý email
Mặc dù Microsoft đã vạch ra một lộ trình phát hành chi tiết trải dài từ tháng 7 đến tháng 9, cần lưu ý rằng dòng thời gian cập nhật này luôn có thể thay đổi tùy thuộc vào kết quả thử nghiệm thực tế. Tuy nhiên, với việc Microsoft đã lên kế hoạch cho hàng loạt thay đổi lớn trong giai đoạn tháng 6 và tháng 7, người dùng hoàn toàn có thể kỳ vọng phần lớn các tính năng hiện đại nâng cao trải nghiệm quản lý email này sẽ khả dụng rộng rãi cho tất cả mọi người trước thời điểm tháng 8/2026.
New Outlook Microsoft
.webp)
