Nâng trình sử dụng Gmail với 5 tính năng cực hay ho

Gmail là dịch vụ email miễn phí do Google phát triển, bất kì bạn sử dụng thiết bị Android hay iOS như iPhone, iPad và Macbook thì cũng đều có thể truy cập vào Gmail dễ dàng. Vậy nếu đang sử dụng Gmail, thì bạn hãy nâng trình với 5 chức năng hay ho mà Minh Tuấn Mobile sắp bật mí ngay cho bạn ở phần bên dưới.

1. Lên kế hoạch gửi email

Việc gửi email cho đối tác, bạn bè hoặc sếp, bạn có thể gửi liền ngay sau khi viết. Tuy nhiên, Google đã nâng cấp dịch vụ Gmail để hỗ trợ người gửi mail có thể lên kế hoạch ngày giờ cụ thể, không nhất thiết phải gửi trực tiếp ngay sau khi viết mail.

Để lên kế hoạch gửi email, bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Bạn soạn nội dung mail như bình thường trên Macbook Air, Macbook Pro,… hoặc bất kì thiết bị nào bạn có.
Bước 2: Tại nút Send (Gửi), bạn nhấn vào ký hiệu mũi tên để chọn chức năng Schedule send (Lên kế hoạch gửi).
Bước 3: Nhấp chọn vào Pick date & Time (Chọn ngày & giờ), rồi nhấn chọn Schedule send để hoàn tất việc lên kế hoạch gửi mail.

Lên kế hoạch gửi email trên gmail

2. Tạo Template trên Gmail

Template trên Gmail có thể hiểu đơn giản là nội dung tin nhắn đã được bạn soạn thảo trước đó và muốn gửi cho bạn bè, đồng nghiệp hoặc đối tác với nội dung giống hệt nhau, nhờ đó tiết kiệm được thời gian soạn thảo mail của bạn.

Nói một cách khác, bạn có thể gửi nội dung mail giống nhau cho nhiều đối tượng khác nhau để tiết kiệm thời gian soạn thảo nội dung.

Để tạo template và sử dụng trên Gmail, bạn tiến hành các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Gmail, chọn biểu tượng hình răng cưa nằm ở phía trên bên phải giao diện mail. Sau đó, bạn chọn Settings (Cài đặt).
Bước 2: Chọn Advanced (Tiện ích) > chọn Templates, nhấp vào nút Enable (Kích hoạt) > chọn Save Changes (Lưu thay đổi).

Tạo Template trên Gmail

Bước 3: Soạn thảo nội dung như bình thường, rồi nhấn vào kí hiệu 3 chấm nằm bên cạnh biểu tượng thùng rác của email. Sau đó, bạn chọn Templates > chọn Save draft as template > chọn Save as new template. Tiếp theo, bạn đặt tên Templates cho nội dung email này, chọn Save (Lưu) để hoàn tất việc lưu mẫu Template. Sau đó, bạn thoát nội dung mail đó ra.
Bước 4: Bạn bắt đầu Soạn mail mới, lúc này bạn không cần nhập nội dung nữa mà chỉ cần nhấp vào kí hiệu 3 chấm lần nữa để chọn Templates > chọn mục tên Templates mà bạn vừa mới đặt. Kết quả, bạn sẽ thấy nội dung mà bạn soạn thảo trước đó sẽ tự sao chép và hiển thị trên email nhanh chóng.

Hoàn tất việc tạo Template trên Gmail

3. Đổi giao diện Gmail

Nếu bạn nhàm chán với giao diện quen thuộc chữ đen trên nền trắng mặc định của Gmail, thì giờ bạn có thể thay đổi giao diện mới để tạo cảm hứng mỗi khi sử dụng bằng các bước thực hiện đơn giản như sau:

Bước 1: Vào giao diện Gmail, nhấp vào biểu tượng răng cưa phía trên bên phải, tìm và chọn mục Theme > chọn View all.
Bước 2: Chọn vào giao diện mà bạn muốn đổi, rồi nhấn nút Save (Lưu) là xong.

Đổi giao diện Gmail

4. Hoàn tác việc gửi email

Hoàn tác việc gửi email thường được gọi là chức năng Undo send, giúp bạn thu hồi lại email mà bạn đã lỡ nhấn nút gửi đi. Dù bạn sử dụng Gmail trên Macbook, iPad hay bất kì loại iPhone nào thì cũng đều có thể sử dụng chức năng này bằng cách thiết lập như sau:

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng bánh răng trên giao diện Gmail, chọn Settings (Cài đặt).
Bước 2: Trong mục Undo Send (Hoàn tác), bạn nhấp chọn ô Enable Undo Send. Sau đó, có thể thiết lập thời gian hoàn tác ở mục Send cancellation period (Thời gian hoàn tác) nằm ngay phía dưới.
Bước 3: Nhấn nút Save Change để hoàn tất việc thiết lập.

Hoàn tác việc gửi email

5. Đánh dấu, ký hiệu email trên Gmail

Việc đánh dấu hoặc ký hiệu email được gửi đến trong Gmail sẽ giúp bạn nhận biết và phân biệt nhanh chóng những mail nào quan trọng, không quan trọng,… và kể cả những mail chưa đọc. Tính năng này rất hữu ích cho những ai thường hay làm việc hoặc học tập trên Gmail.

Để sử dụng tính năng này, bạn hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhấp chọn biểu tượng răng cưa trên giao diện Gmail, chọn Settings (Cài đặt).
Bước 2: Tìm và chọn Inbox Type (Phân loại inbox), rồi chọn những kiểu inbox mà bạn muốn. Trường hợp, nếu muốn thiết lập chi tiết hơn kiểu inbox, thì bạn nhấp vào dòng chữ Customize.

Đánh dấu, ký hiệu email trên Gmail