Chia sẻ Calendar nhanh chóng trong Outlook cho người khác

Microsoft Outlook được trang bị nhiều chức năng giúp việc kiểm soát email trở nên thuận tiện hơn dù bạn sử dụng trên Macbook, iMac hay các thiết bị điện tử khác nào. Vậy Minh Tuấn Mobile sẽ hướng dẫn thêm cho bạn cách chia sẻ Calendar trong Outlook để thông báo lịch biểu, sự kiện cho người khác biết nhanh chóng ra sao nhé!

1. Tại sao cần chia sẻ Calendar của bạn trong Outlook cho người khác biết?

Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng email được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, nó được trang bị nhiều chức năng để hỗ trợ cho người dùng kiểm soát và soạn email trở nên dễ dàng, thông minh hơn.

Và nếu bạn đã quen với môi trường làm việc nhóm thì việc lên và tuân theo kế hoạch là một trong những cách giúp nâng cao hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm.

Hơn nữa, Microsoft Outlook sẽ trở thành công cụ giúp bạn làm được điều này thông qua tính năng chia sẻ Calendar, nhờ đó các thành viên trong nhóm biết được kế hoạch chung, thuận tiện theo dõi và tuân theo tiến độ để hoàn thành công việc theo đúng mục tiêu đề ra.

Khi chia sẻ Calendar của mình, bạn sẽ tùy chỉnh được khả năng truy cập và chỉnh sửa của những thành viên mà bạn muốn cấp quyền.

Tại sao cần chia sẻ Calendar của bạn trong Outlook cho người khác biết?

2. Cách chia sẻ Calendar trong Outlook trên máy tính bàn

Microsoft phát hành nhiều phiên bản Office dành cho máy tính Windows, đồng nghĩa với việc mỗi phiên bản Outlook (nằm trong bộ Microsoft Office) sẽ có một số điểm khác biệt so với nhau. Tuy nhiên, cách thức hoạt động của Outlook vẫn khá giống nhau.

Dưới đây là cách chia sẻ Calendar trong Outlook 2019 mà bạn có thể thực hiện tương tự như các phiên bản Outlook khác:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính bàn, rồi bạn đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, bạn nhấp vào biểu tượng Calendar (Lịch) nằm ở phía dưới bên trái giao diện màn hình.

nhấp vào biểu tượng Calendar (Lịch) nằm ở phía dưới bên trái giao diện màn hình.

Bước 2: Bạn có thể thay đổi hoặc tạo sự kiện trên Calendar theo kế hoạch của bạn. Tiếp theo, bạn nhấp vào nút Home nằm ở thanh trên cùng, rồi đi

đến phần Share (Chia sẻ). Tại đây, bạn có thể chọn hình thức mà bạn muốn chia sẻ Calendar như E-mail.

Bước 3: Lúc này giao diện mới sẽ xuất hiện phù hợp với tùy chọn mà bạn muốn chia sẻ Calendar. Tiếp ví dụ ở trên, bạn đang chọn tùy chọn E-mail thì sẽ xuất hiện giao diện Date Range (Phạm vi ngày), rồi bạn chọn ngày mà bạn muốn chia sẻ với người nhận.

Bước 4: Nhấn vào mục the Detail (Chi tiết), cho phép bạn chỉ định được số lượng mà bạn muốn chia sẻ với người nhận thông qua các tùy chọn như Availability only (Thuận tiện), Limited (Giới hạn) and Full Details (Chi tiết đầy đủ).

* Lưu ý: Đối với Outlook Office 2021, bạn cần phải nhấp chuột phải vào Calendar mà bạn muốn chia sẻ, rồi nhấn để truy cập vào Menu chia sẻ.

Nhấn vào mục the Detail (Chi tiết), rồi chọn tùy chọn thích hợp

Bước 5: Chọn nút OK giúp bạn lưu lịch vào tệp tin .ics. Tệp tin này sẽ được đính kèm vào email trong màn hình soạn E-mail của bạn. Sau khi bạn soạn thảo mail như thường lệ thì trong mục To, bạn nhập email của người nhận, rồi nhấn nút Send (Gửi) email đi.

* Lưu ý: Calendar (Lịch) chia sẻ của bạn sẽ được định dạng ở tệp tin ICS hoặc HTML, điều này có nghĩa là người nhận sẽ không thể chỉnh sửa và chỉ xem được thôi.

3. Cách chia sẻ Calendar trong Outlook trên máy tính hệ điều hành macOS

Để chia sẻ Calendar trong Outlook trên máy tính hệ điều hành macOS, bạn cũng thực hiện các bước tương tự như sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng Calendar (Lịch) ở phía dưới bên trái màn hình.

Bước 2: Bạn chọn Lịch để chia sẻ, rồi nhấn vào mục Organize (Sắp xếp) > chọn Calendar Permissions (Quyền cho lịch).

nhấn vào mục Organize (Sắp xếp) > chọn Calendar Permissions (Quyền cho lịch).

Bước 3: Nhấp vào Add user (Thêm người dùng), rồi bạn tìm kiếm người muốn chia sẻ Lịch trong thanh tìm kiếm trước khi nhấn nút Add (Thêm).

Bước 4: Bạn cho các tùy chọn trong mục cấp quyền theo ý muốn.

Cách chia sẻ Calendar trong Outlook trên máy tính hệ điều hành macOS

4. Cách chia sẻ Calendar trên Outlook Web App

Ngoài việc sử dụng Outlook được cài đặt trên máy tính, bạn cũng có thể sử dụng Outlook phiên bản web trên bất kì máy tính sử dụng hệ điều hành nào (như macOS, Windows, Linux, iPadOS và iOS). Dưới đây là quy trình gợi ý thực hiện:

Bước 1: Truy cập vào outlook.live.com trên thiết bị của bạn, rồi đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng Calendar (Lịch) nằm ở phía bên trái giao diện màn hình. Lúc này, giao diện sẽ xuất hiện chế độ lịch.

Bước 3: Bạn lên kế hoạch và thay đổi sự kiện trên lịch. Sau đó, bạn nhấn nút Share (Chia sẻ) ở góc phía trên bên phải màn hình. Tại đây, xuất hiện một cửa sổ nhỏ hiện ra giữa màn hình.

nhấn nút Share (Chia sẻ) ở góc phía trên bên phải màn hình

Bước 4: Nếu bạn đã lưu địa chỉ người nhận thì hãy nhập tên của họ để tìm kiếm nhanh chóng. Hoặc nếu chưa lưu thì bạn cần nhập địa chỉ email của họ.

Bước 5: Nhấn vào hộp đầu tiên bên cạnh email của người nhận để bạn cấp quyền chia sẻ Calendar, như tùy chọn Chỉ xem hoặc Chỉnh sửa.

Bước 6: Nhấn nút Share (Chia sẻ). Ngoài ra, tại đây bạn có thể thấy danh sách của những địa chỉ email người mà bạn muốn chia sẻ, từ đó chọn các tùy chọn cấp quyền nhanh chóng hơn.

Chọn tùy chỉnh rồi nhấn nút Share

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xóa người chia sẻ bằng cách vào menu Sharing and permissions (Chia sẻ và quyền) > chọn Share (Chia sẻ) trong phần Calendar của Outlook. Sau đó, bạn tìm liên hệ mà bạn không muốn chia sẻ Lịch với họ, nhấn vào biểu tượng Thùng rác nằm ở bên phải địa chỉ liện hệ của họ là xong!

Cấp quyền chia sẻ và tùy chỉnh cấp quyền phù hợp

5. Cách chia sẻ Calendar trên Outlook Mobile App

Outlook Mobile App trên điện thoại sẽ hạn chế thao tác cấp quyền chia sẻ Calendar so với việc bạn thực hiện trên Outlook Web App và ứng dụng cài đặt sẵn trên máy tính. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện cách chia sẻ Calendar trên Outlook Mobile App theo các bước đơn giản sau:

Bước 1: Trên màn hình chinh của ứng dụng Outlook Mobile, bạn nhấp vào biểu tượng Calendar nằm ở góc dưới cùng bên phải của màn hình.

Sau đó, trên màn hình Calendar, bạn nhấp vào biểu tượng dấu cộng (+) sẽ đưa bạn sang một giao diện mới để tạo sự kiện trên lịch.

Nhấn vào biểu tượng calendar, nhấn vào nút dấu +

Bước 2: Nhập tiêu đề sự kiện ở phần Title, rồi nhập email của người nhận trong phần People. Tiếp theo, bạn tiến hành đặt Ngày, Giờ và các thông số khác. Cuối cùng, nhấn vào dấu stick phía trên bên phải giao diện để lưu thay đổi.

Nhập nội dung và nhấn nút chọn lưu

6. Cách hủy (xóa) chia sẻ Calendar trong Outlook

Để tiến hành xóa quyền truy cập vào Calendar trong Outlook, bạn cũng có thể thực hiện quy trình đơn giản sau:

Bước 1: Chọn Settings (Cài đặt), rồi bạn nhấp vào View all Outlook settings (Xem tất cả cài đặt Outlook).
Bước 2: Di chuyển đến phần Calendar (Lịch) > chọn Shared calendars (Lịch được chia sẻ).
Bước 3: Trong Publish a calendar (Xuất bản lịch), nhấp vào Unpublish (Hủy xuất bản) sẽ hủy quyền truy cập của người nhận mà bạn đã chia sẻ lịch.

Cách hủy (xóa) chia sẻ Calendar trong Outlook — Tùy theo phiên bản Outlook mà giao diện hủy (xóa) chia sẻ Calendar trên Outlook sẽ khác nhau

Như vậy, với những thông tin phía trên, hy vọng bạn đã biết cách chia sẻ Calendar nhanh chóng trong Outlook để thông báo lịch biểu, sự kiện cho người khác. Ngoài tính năng này, bạn cũng có thể khám phá nhiều chức năng hay trên Outlook để sử dụng công cụ email này một cách chuyên nghiệp hơn nhé!

Nguồn tham khảo: https://www.makeuseof.com

MUA MACBOOK PRO CHÍNH HÃNG GIÁ TỐT

MUA IPHONE CHÍNH HÃNG VN/A GIÁ TỐT

MUA IPAD CHÍNH HÃNG GIÁ TỐT

Xem thêm