Mẹo gộp các tệp PDF thành 1 file trên máy Mac nhanh chóng

Bạn có rất nhiều tài liệu định dạng PDF và muốn gom lại thành 1 file để dễ quản lí trên MacBook? Thật đơn giản, chỉ bằng vài thao tác Minh Tuấn Mobile hướng dẫn bên dưới bài viết sẽ giúp bạn gộp các file PDF cùng một chủ đề, nội dung giúp dễ xem hơn.

Tổng hợp các tệp PDF bằng bản xem trước

Trừ khi bạn đã cài đặt một trình đọc PDF khác, chế độ Preview có thể là trình đọc PDF mặc định của bạn, ngoài ra thì cũng có thể sử dụng nó để hợp nhất các tệp PDF để xem 1 lần hoặc gộp thành 1file ngay trên máy.

1. Gộp 2 tệp PDF

Nếu bạn muốn hợp nhất toàn bộ hai tệp PDF với nhau, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tệp PDF mà bạn muốn thêm vào tệp PDF hiện tại:

Bước 1: Mở tệp PDF đầu tiên bạn muốn kết hợp với Preview.
Bước 2: Nhấp vào View và chọn Thumbnails để bật hình thu nhỏ PDF ở bên trái.
Bước 3: Nhấp vào trang bạn muốn thêm tệp PDF khác ở bên trái. Để hợp nhất toàn bộ PDF, chỉ cần chọn từng trang.
Bước 4: Mở menu Edit ở trên cùng và nhấp vào Insert > Page from File.

Bước 5: Chọn tệp PDF khác mà bạn muốn hợp nhất với tệp hiện tại.
Bước 6: Các tệp PDF của bạn bây giờ sẽ được hợp nhất. Nhấp vào Export as PDF từ menu File để lưu tệp PDF đã hợp nhất mới của bạn.

2. Tổng hợp các trang của tệp PDF này với một tệp PDF khác

Nếu bạn chỉ muốn thêm một vài trang cụ thể từ PDF này sang PDF khác thì có thể kéo các trang của mình từ PDF này sang PDF khác. 

Bước 1: Mở cả hai tệp PDF của bạn bằng Preview và đảm bảo đã bật chế độ xem hình thu nhỏ.
Bước 2: Chọn tất cả các trang mà bạn muốn thêm vào tệp PDF khác của mình. Giữ phím Cmd để chọn nhiều trang.
Bước 3: Kéo tất cả các trang đã chọn của bạn từ tệp PDF đầu tiên sang phần hình thu nhỏ trong tệp PDF thứ hai. Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự trang nếu bạn muốn điều chỉnh một số trang ở giữa.
Bước 4: Lưu tệp PDF kết hợp của bạn bằng cách nhấp vào File > Export as PDF.

Gộp các tệp PDF bằng PDF Expert

PDF Expert (khoảng 7,99 đô / tháng) là một giải pháp trả phí để làm việc với các tệp PDF trên máy Mac. Ứng dụng thực sự cung cấp nhiều tính năng chỉnh sửa PDF mà bạn khó có thể thao tác từ ứng dụng hay web.

1. Gộp 2 tệp PDF

Bạn có thể kết hợp hai tệp PDF của mình bằng một cú nhấp chuột như sau:

Bước 1: Mở tệp PDF của bạn bằng PDF Expert.
Bước 2: Nhấp vào Page thumbnails ở góc trên cùng bên trái.
Bước 3: Chọn Append file trong thanh công cụ trên cùng.

Bước 4: Chọn tệp PDF bạn muốn hợp nhất.

2. Gộp từ tệp 3 PDF trở lên

Để kết hợp nhiều hơn hai tệp PDF, hãy đặt tất cả các tệp PDF của bạn vào một thư mục và sau đó làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở PDF Expert và nhấp vào File > Merge Files.

Bước 2: Chọn tất cả các tệp PDF của bạn mà bạn muốn hợp nhất và nhấp vào Merge.
Bước 3: Nhấp vào menu File và chọn Save As để lưu tệp PDF đã hợp nhất của bạn.

3. Gộp các trang của một tệp PDF với một tệp PDF khác

Bạn có thể kéo và thả các trang trên các tệp PDF của mình để hợp nhất chúng trong PDF Expert.

Bước 1: Mở tệp PDF của bạn bằng PDF Expert.
Bước 2: Nhấp vào View ở trên cùng và chọn Vertical trong Split View.
Bước 3: Nhấp vào Select File trên ngăn bên phải và mở tệp PDF khác của bạn.
Bước 4: Nhấp vào biểu tượng Page thumbnails của Page ở trên cùng.

Gộp các tệp PDF trực tuyến bằng Smallpdf

Smallpdf là một giải pháp trực tuyến để chỉnh sửa và hợp nhất các tệp PDF. Đây là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn không muốn cài đặt một ứng dụng chỉ để kết hợp các tệp PDF một lần. Một số tính năng của công cụ này là miễn phí trong khi những tính năng khác yêu cầu đăng ký, mặc dù có bản dùng thử miễn phí bảy ngày.

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở trang Smallpdf, nhấp vào Choose Files và thêm tệp PDF chính của bạn.
Bước 2: Khi tệp PDF của bạn được tải lên, hãy nhấp vào Merge files hoặc Merge pages tùy thuộc vào những gì bạn muốn làm. Sau đó, nhấn Choose Option.
Bước 3: Nhấp vào Add More và thêm tệp PDF phụ mà bạn muốn hợp nhất với tệp chính.
Bước 4: Nhấp vào Merge PDF và trang web sẽ hợp nhất cả hai tệp của bạn.
Bước 5: Khi tệp PDF cuối cùng của bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Download để lưu tệp vào máy tính của bạn.

Giờ đây, bạn có thể kéo các trang từ PDF này sang PDF khác.

Gộp file PDF trực tuyến bằng Canva

Bên cạnh Smallpdf, bạn có thể sử dụng công cụ ghép file PDF của Canva khi cần gộp nhiều tài liệu trực tiếp trên trình duyệt và muốn chỉnh lại bố cục trước khi xuất file. Đây là cách phù hợp với báo cáo, hồ sơ năng lực, proposal, tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, portfolio hoặc file cần có trang bìa, logo và bố cục chỉn chu hơn.

Bước 1: Tải các file PDF lên Canva

Truy cập công cụ ghép file PDF của Canva trên Safari, Chrome hoặc trình duyệt bất kỳ. Sau đó, chọn tải file lên hoặc kéo thả toàn bộ các file PDF muốn hợp nhất vào trình chỉnh sửa.

Bước 2: Kiểm tra và sắp xếp lại trang

Sau khi tải file, Canva sẽ hiển thị các trang trong cùng một dự án. Bạn có thể kéo thả để thay đổi thứ tự, xóa trang thừa hoặc bổ sung các trang mới theo nhu cầu.

Bước 3: Hoàn thiện bố cục tài liệu

Khác với công cụ gộp PDF đơn thuần, Canva phù hợp khi bạn cần chỉnh lại phần trình bày sau khi ghép file. Chẳng hạn, người dùng có thể thêm trang bìa, chèn logo, đánh số trang, bổ sung tiêu đề đầu trang hoặc chân trang để tài liệu thống nhất và chuyên nghiệp hơn.

Bước 4: Tải file PDF đã gộp về máy

Sau khi hoàn tất, chọn Chia sẻ > Tải xuống, sau đó chọn định dạng PDF phù hợp để lưu về MacBook.

Canva cho phép tải nhiều file PDF, sắp xếp lại thứ tự trang, xóa trang không cần thiết, thêm các yếu tố thiết kế và tải xuống thành một file PDF duy nhất.

Một vài lưu ý trước khi gửi file PDF đã gộp

Trước khi chia sẻ file PDF qua email, Zalo, Google Drive hoặc các nền tảng làm việc nhóm, bạn nên kiểm tra lại một số yếu tố sau:

• Đảm bảo thứ tự trang đúng với nội dung cần gửi.
• Kiểm tra trang bìa, trang chữ ký, phụ lục hoặc tài liệu đính kèm có bị thiếu hay không.
• Đổi tên file rõ ràng, ví dụ: Bao-gia-Minh-Tuan-Mobile-thang-07-2026.pdf.
• Mở lại file PDF sau khi gộp để kiểm tra lỗi font, hình ảnh hoặc trang bị trắng.
• Nếu file quá nặng, nên nén PDF trước khi gửi qua email.
• Với tài liệu quan trọng, nên lưu thêm một bản gốc riêng trước khi chỉnh sửa hoặc gộp file.

Câu hỏi thường gặp khi gộp file PDF trên MacBook

MacBook có sẵn công cụ gộp file PDF không? 

Có. Bạn có thể dùng Finder để tạo PDF nhanh từ nhiều file đã chọn hoặc dùng Preview để gộp, kéo thả, xóa và sắp xếp lại từng trang PDF. Đây là hai công cụ có sẵn trên macOS, không yêu cầu cài thêm phần mềm.

Có thể gộp một vài trang của file PDF thay vì gộp cả file không? 

Có. Với Preview, bạn có thể chọn từng trang trong thanh Thumbnails, sau đó kéo sang file PDF khác hoặc dùng tùy chọn Edit > Insert > Page from File để chèn nội dung vào vị trí mong muốn.

Gộp file PDF bằng Preview có làm mất nội dung gốc không?

Preview cho phép bạn tạo và xuất một file PDF mới sau khi đã gộp nội dung. Tuy nhiên, để tránh ghi đè lên file ban đầu, nên dùng File > Export as PDF và đặt tên khác cho tài liệu mới.

Tại sao file PDF sau khi gộp lại có dung lượng lớn? 

Dung lượng file có thể tăng khi tài liệu chứa nhiều hình ảnh độ phân giải cao, bản scan, ảnh màu hoặc nhiều trang. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng công cụ nén PDF trước khi gửi file qua email.

Nên chọn Smallpdf hay Canva để gộp PDF? 

Smallpdf phù hợp hơn khi bạn chỉ cần gộp file nhanh, tải xuống và gửi đi. Trong khi đó, Canva phù hợp với tài liệu cần chỉnh lại phần trình bày như thêm trang bìa, logo, số trang hoặc sắp xếp nội dung theo bố cục chuyên nghiệp hơn.

Việc gộp file PDF trên MacBook không quá phức tạp nếu bạn chọn đúng công cụ theo nhu cầu. Finder phù hợp khi cần tạo PDF nhanh từ nhiều file; Preview là lựa chọn tối ưu khi muốn thao tác trực tiếp, chọn từng trang và sắp xếp lại nội dung; PDF Expert đáp ứng nhu cầu xử lý PDF chuyên sâu; còn Smallpdf và Canva hữu ích khi muốn thực hiện trực tuyến.

Với những tài liệu đơn giản, Preview thường đã đủ để xử lý. Nhưng khi cần gộp PDF kèm chỉnh sửa bố cục, thêm trang bìa hoặc hoàn thiện hình thức tài liệu trước khi gửi khách hàng, Canva sẽ là phương án đáng cân nhắc.